07.04.2020 Информационные технологии в профессиональной деятельности

Практическая работа «Создание судовых документов»

Цель работы: отработать навыки работы с традиционными носителями информации и пакетами прикладных программ.

Основные теоретические знания

Для составления судовых документов на морских судах широко применяются текстовый редактор Microsoft Word.

Прежде чем приступать к составлению документа с помощью Microsoft Word, необходимо задать параметры страницы в соответствии с ГОСТом.

Для задания параметров страницы необходимо через меню выполнить следующие команды: Файл, Параметры страницы. В появившемся окне выбрать закладки Поля и Размер бумаги и установить следующие размеры полей:

-        верхнее: 2 см;

-        нижнее: 2 см;

-        слева: 2,5-3 см;

-        справа: 1,1-1,5 см;

-        переплет: 0 см.

Для задания параметров шрифта необходимо выполнить следующие команды: Формат, Шрифт. В появившемся окне выбрать закладку Шрифт (как правило, эта закладка устанавливается по умолчанию) и в списках выбрать:

-        шрифт: Times New Roman;

-        начертание: обычный;

-        размер: 14.

При составлении текстовых документов необходимо помнить, что текст должен набираться строго по абзацам.

Абзац - это группа предложений, объединенных по смысловому признаку. Абзац начинается и заканчивается нажатием клавиши ENTER. Для установления параметров абзаца необходимо выполнить следующие команды: Формат, Абзац. В появившемся окне выбрать закладку Отступы и интервалы (как правило, эта закладка устанавливается по умолчанию) и установить соответствующие параметры. Основные параметры абзаца:

- выравнивание (по ширине);

- красная строка (отступ первой строки) – 1,25 см;

- межстрочный интервал.

Текстовый редактор Microsoft Word позволяет использовать все знаки препинания. Поэтому не рекомендуется, например, ставить знак «минус», если требуется поставить тире. Знак «тире», как и другие символы, можно вставить через меню Вставка, Символ.

Кавычки должны быть одного начертания по всей работе. Иногда встречаются внутренние и внешние кавычки. Тогда внешние кавычки обычно «елочки», а внутренние - "лапки", которые можно поставить, перейдя на латинский шрифт и нажав на клавишу с буквой «Э» через клавишу SHIFT.

Для написания формул в Microsoft Word используйте «Конструктор формул», для запуска которого необходимо с помощью мыши выполнить следующие команды: Вставка, Объект. В появившемся окне выбрать закладку Создание (устанавливается по умолчанию) и в списке Тип объекта выбрать Microsoft Equation.

Для создания рисунков в Microsoft Word достаточно «кликнуть» мышкой по кнопке РИСОВАНИЕ на панели инструментов. Можно также создать рисунок в каком-нибудь графическом редакторе, например, в Paint и вставить его в Microsoft Word через меню Вставка и команды Рисунок, Из файла.

Основным судовым документом, содержащим сведения о количестве и составе экипажа при приходе и отходе судна, является судовая роль. Судовая роль составляется на русском и английском языках в виде таблицы. Для вставки таблицы в Microsoft Word необходимо войти в меню Таблица и выбрать команду Добавить таблицу.

Текст таблиц рекомендуется печатать шрифтом Arial Cyr 10-12-го размера. В графах и в конце текста точка не ставится. В таблицах нельзя сокращать слова, следует избегать горизонтальных линий. Нельзя подчеркивать таблицу снизу. Примечания и сноски, относящиеся к таблице, печатаются непосредственно под таблицей. В таблицах, занимающих несколько страниц, на первой странице печатается головка, а на последующих страницах дается условная нумерация глав.

При составлении судовых ролей, как правило, приходится отступать от принятых стандартов текстовой документации. Главными критериями при этом являются: размещение текста на отдельном листе, текст должен быть понятным и без сокращений, содержание судовой роли должно соответствовать конвенционным требованиям и приказу № 28 «Об утверждении Правил ведения судовой роли».

При составлении судовой роли в черновом варианте рекомендуется сначала составить заголовок судовой роли, шапку основной таблицы и вписать одну фамилию (желательно самую длинную) с данными. После этого можно приступать к форматированию, изменению ширины клеток и добавлению фамилий остальных членов экипажа.

На судне составлением судовой роли, как правило, занимается один из младших помощников капитана: 3-й или 2-й. Курсанту необходимо быть готовым к тому, что после окончания учебного заведения ему придется заниматься составлением судовой роли и оформлением отхода судна в рейс. Поэтому вопросу подготовки судовой роли, а также других судовых документов на компьютере необходимо обратить особое внимание.

Ход выполнения работы

1.     Запустите Word и выберите в разделе Создать стандартный Новый документ. Примечание: Уже на данном этапе вы можете сохранить пока еще пустой документ в удобное место на жестком диске. Для этого выберите Сохранить как и задайте название файла, например, Судовая роль. Даже если вы не всегда успеете своевременно сохранять документ по ходу работы, благодаря функции Автосохранение это будет происходить автоматически через заданный промежуток времени.

2.     Создайте бланк судовой роли, используя инструменты Word. 

3.     Сохраните документ на флешку.

Информационное обеспечение

1.                 Михеева Е. В. Информационные технологии в профессиональной деятельности : учеб. пособие для студ. сред. проф. образования / Е. В.Михеева. — 7-е изд., стер. — М.: Издательский центр «Академия», 2015. — 384 с.

2.                 Алифанова И.А. Компьютерные технологии в судовождении. Учебное пособие – ФГБОУ ВПО «ДАЛЬРЫБВТУЗ», 2015